Papirbunker, forsinkede postforsendelser og jagten på den forsvundne kontrakt. Kender du det? Traditionel dokumenthåndtering kan være en tidskrævende og frustrerende affære for mange virksomheder. Men der er en smartere måde: e-Boks.
Med e-Boks kan du sende vigtige dokumenter digitalt, sikkert og direkte til modtagerens digitale postkasse.
Hvilke dokumenter kan du sende til e-Boks?
Stort set alle de dokumenter, der normalt ville ende i en kuvert, kan sendes via e-Boks. Her er nogle af de mest almindelige:
- Lønsedler: Giv dine medarbejdere hurtig og sikker adgang til deres lønsedler.
- Kontrakter: Ansættelseskontrakter, leverandøraftaler, samarbejdsaftaler – alt kan sendes og underskrives digitalt.
- Årsopgørelser: Nem distribution af årsopgørelser til medarbejdere eller kunder.
- Forsikringspapirer: Hold styr på policer og betingelser på en sikker måde.
- Andre vigtige virksomhedsdokumenter: Breve, meddelelser, referater, tilbud og meget mere.
Afhængigt af din branche kan der være specifikke dokumenttyper, der er særligt relevante. For byggebranchen kunne det være tegninger og projektbeskrivelser, mens det for sundhedssektoren kunne være patientjournaler (inden for rammerne af gældende lovgivning).
Fordelene ved at sende digitalt via e-Boks
Der er mange gode grunde til at skifte til digital dokumenthåndtering med e-Boks.
Fordele for din virksomhed
- Spar tid: Automatisér processen og frigør tid fra manuel håndtering.
- Reducer omkostninger: Spar penge på porto, print, papir og arkivering.
- Øg sikkerheden: Beskyt følsomme oplysninger med kryptering og digital signatur.
- Få fuld kontrol: Spor dine forsendelser og få bekræftelse på modtagelse.
- Vær compliant: Overhold GDPR og andre relevante love og regler.
- Gør noget godt for miljøet: Reducer dit papirforbrug markant.
Fordele for modtageren
- Altid adgang: Dokumenterne er tilgængelige døgnet rundt, uanset hvor man befinder sig.
- Bedre overblik: Nem organisering og søgning i digitale dokumenter.
- Digital arkivering: Slut med at lede efter papirer i mapper og ringbind.
- Hurtig levering: Dokumenterne lander i e-Boks med det samme.
Hvordan sender du dokumenter fra e-Boks?
Der er grundlæggende tre måder at sende dokumenter fra e-Boks på:
Manuel upload
Du kan logge ind på e-Boks Erhverv og uploade dokumenter manuelt. Denne metode er bedst egnet til enkeltstående forsendelser eller mindre virksomheder.
Integration med dit system
Den mest effektive løsning er at integrere e-Boks med dit økonomi- eller HR-system. Det giver dig mulighed for at automatisere hele processen. Mange populære systemer som Visma, Bluegarden og Lessor har allerede indbyggede integrationer.
Når integrationen er sat op, kan du sende lønsedler, kontrakter osv. direkte fra dit system med få klik.
Tredjepartsleverandør
Der findes også tredjepartsløsninger, der kan hjælpe dig med at sende dokumenter til e-Boks. Det kan være en god løsning, hvis du har særlige behov eller ønsker en mere skræddersyet løsning.
Uanset hvilken metode du vælger, skal du sørge for at have styr på modtagerens identifikation (CPR-nummer eller CVR-nummer).
Sikkerhed og compliance – en topprioritet
Når du sender følsomme dokumenter, er sikkerheden afgørende. e-Boks bruger stærk kryptering til at beskytte data både under transmission og opbevaring. Digital signatur sikrer, at dokumenterne er juridisk gyldige, og at afsenderens identitet er verificeret. e-Boks overholder naturligvis alle relevante GDPR-regler for behandling af persondata.
Er du klar til at tage skridtet?
Det er nemt at komme i gang med at sende vigtige dokumenter via e-Boks. Du sparer tid, penge og besvær. Det er samtidig med, at du øger sikkerheden og forbedrer din service over for medarbejdere og kunder. En klar win-win situation.
Tag kontrollen over dine vigtige dokumenter – kom i gang med at afsende fra e-Boks allerede nu.